Wordt penningmeester bij de Argonauten!

Functieomschrijving voor Penningmeester binnen het Stichtingsbestuur (april 2021)

De afgelopen 9 jaar ben ik penningmeester van onze scoutinggroep. Heel leuk om te doen! Maar nu zit mijn derde en laatste termijn er bijna op. Om een geschikte opvolger te vinden zet ik hieronder kort uiteen wat de werkzaamheden van de penningmeester zijn en hoeveel tijd dit kost.

Afhandeling declaraties en betaling facturen:

Aanlevering gaat via whats app met een foto van het bonnetje. Ik probeer deze dezelfde dag te betalen. Doordat de betaling via de smartphone kan neemt dit weinig tijd in beslag. Ongeveer 2 declaraties per week.

Tijdsbesteding: 40 minuten per maand

Bijwerken administratie in Excel:

Verwerken van alle mutaties per bank en hierbij worden ook alle voorgaande declaraties verwerkt in de administratie. Afhankelijk van de ledenaantallen per speltak stort ik 2 x per jaar (administratief) de groepsbijdrage in de speltakkas.

Tijdsbesteding: 1 uur per maand

Administratie voor speltak en groepsactiviteiten

Om jeugdleden zo min als mogelijk met contant geld te laten lopen en om de leiding te ontzien qua administratie worden de betalingen voor zomerkamp, boerenkoolfuif, dauwroeien, avondvierdaagse, weekendkampjes etc. via de groepsrekening gedaan.

Doordat de leiding graag ook wil weten welke betalingen voor welke leden ontvangen zijn is hier ook de nodige communicatie (per mail of whats app) met de leiding bij nodig.

De tijdsbesteding is wisselend maar is ongeveer 3 uur per activiteit, de piekmomenten liggen rond het zomerkamp en oud en nieuw.

Incasso contributies

Door de incasso module in internetbankieren en de goede ledenadministratie kost dit niet veel tijd. Incasso doen we meestal 2x per jaar.

Tijdsbesteding: 1 uur per keer

Jaarafsluiting (en start van het nieuwe boekjaar)

Opstellen van de winst en verliesrekening en balans. Dit gaat grotendeels “automatisch” in onze excel boekhouding. Enige kennis van Excel en jaarrekeningen zijn hier wel voor nodig.

Tijdbesteding 7 uur

Kascontrole

1x per jaar zal de boekhouding gecontroleerd worden door 2 leden van de kascommissie

Tijdsbesteding 2,5 uur

Jaarverslag

Een bijdrage schrijven over het financiële reilen en zeilen van onze groep

Tijdsbesteding 2,5 uur

Dit zijn globaal de functie specifieke werkzaamheden van de penningmeester. De overige bestuurswerkzaamheden en vergaderingen van ongeveer 8 avonden per jaar komen hier nog bij. Uiteraard zal er tijd zijn voor een gedegen overdracht en inwerkperiode.

Een bestuurstermijn bij de Argonauten bedraagt 3 jaar, waarna je jezelf beschikbaar mag stellen voor herbenoeming. Bestuursleden mogen maximaal 3 termijnen dezelfde functie bekleden.

Voor toelichting en vragen ben ik graag beschikbaar via Penningmeester@Argonauten.nl.

Met vriendelijk groeten,

Bart Rokebrand