Vacature Secretaris Stichtingsbestuur

Vacature Secretaris Stichtingsbestuur

Madeleine, onze huidige secretaris, heeft er sinds november 2014 3 termijnen van elk drie jaar op zitten als secretaris. Dat is volgens onze statuten het maximum… Vandaar dat wij op zoek zijn naar een evenzo enthousiaste opvolg(st)er. Hieronder vertelt Madeleine wat deze functie inhoudt.

Functie omschrijving secretaris van de beheerstichting van Scouting De Argonauten.

Secretaris van de beheerstichting van De Argonauten is zeker geen zware functie, dat kan ook niet want daar zijn de Argonauten een veel te gezellige groep voor. Dat neemt niet weg dat het juist heel belangrijk is om als Stichtingsbestuur serieus te werk te gaan. Hoe meer wij onze taak als beheerder van het kapitaal en materiaal en als adviseur van de Groep serieus nemen, des te meer kunnen de jeugdleden veilig en zorgeloos uit hun bol gaan. Het leuke is dan ook de balans te vinden tussen enerzijds een veilige en betrouwbare situatie na te streven en anderzijds ruimte te creëren om maximaal te ontdekken en uit te proberen. Zo staat het niet in de statuten maar zo staat het wel in ons achterhoofd…

De werkzaamheden lijken misschien veel maar in de praktijk ben je er maar een paar keer per jaar echt mee bezig. Bovendien mag je mij altijd vragen om hulp als je er niet uit komt:

• Beheer van het secretarieel archief, dat wil zeggen, je krijgt van mij alles wat ik tot nu toe verzameld heb aan administratieve gegevens zoals de inschrijving van de Kamer van Koophandel en de statuten. Daar hoeft niets aan gedaan te worden behalve dat je wat erbij komt goed opbergt. Over een jaar genomen is dat vrij weinig maar omdat het ook als naslag wordt gebruikt is het handig dit wel zorgvuldig te doen, dan heb je altijd de informatie paraat. Daarnaast zitten er in het (gedeeltelijk digitale) archief ook alle blanco formulieren die gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld voor het inschrijven van een nieuw lid of een nieuw bestuurslid, de verschillende briefhoofden die gebruikt kunnen worden enz.
• Inschrijven van nieuwe bestuursleden en uitschrijven van de oude bij de Kamer van Koophandel. Dit hoeft uiteraard alleen wanneer er sprake is van een wisseling in de bezetting van de functies, gemiddeld eens in de twee jaar. De benoemingen zijn altijd in november dus uiteindelijk komt het erop neer dat het maximaal één keer per jaar van toepassing is.
• Aanvragen van belastingteruggave van de energie rekening: wanneer de energierekening binnen is, meestal ergens in april, wordt het standaard formulier ingevuld en opgestuurd. Er is een ingevuld formulier in het digitale archief waar alleen het factuur bedrag en de meterstand in hoeft te worden ingevuld dus dat is een fluitje van een cent.
• Notuleren bij de stichtingsvergadering en opstellen van een agenda, in overleg met de voorzitter. We vergaderen vier keer per jaar, twee keer vóór de zomer en twee keer erna. De vergaderingen duren meestal anderhalf uur. Om te notuleren hoef je geen typediploma te hebben, er is tijd genoeg om op te schrijven wat werkelijk van belang is en onthouden moet worden. Ik stuur de notulen vóór ‘publicatie’ altijd even naar de stichtingsvoorzitter om ze te laten checken. Uit de vergaderingen zelf kunnen administratieve klusjes voortkomen zoals het contact opnemen met instanties om informatie in te winnen of het op de hoogte brengen van iemand met betrekking tot lopende zaken. Dat soort taken worden binnen het bestuur zoveel mogelijk verdeeld.
• In de regel is het adres van de stichtingssecretaris ook het postadres van de stichting. Dat betekent dat alle post voor de stichting bij jou binnen komt en dat jij de eerste bent die beoordeelt of het belangrijk is of niet. Over het algemeen hebben we het over reclame maar ook de maandelijkse groepszending komt binnen met soms interessante verhalen over activiteiten voor de jeugdleden. Dat materiaal moet soms naar het clubhuis gebracht worden. Voor de rest neem je het, als het zo lang kan wachten, mee naar de vergadering.
• Verder ben je mede bevoegd om de lopende rekening van de stichting te beheren, dwz, de penningmeester houdt zich daar mee bezig maar indien hij afwezig is ben jij de eerstvolgende aangewezene om bij het geld te kunnen.

Het stichtingsbestuur bestaat verder uit enkele enthousiaste scouts/oud-scouts/ouders van scouts (zie links in het menu De groep / bestuur). Is jouw interesse gewekt voor deze vacature? Neem dan contact op met Madeleine Holtzer, secretaris stichtingsbestuur, tel. 06-18548552 of email naar bestuur@argonauten.nl